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大型活动执行流程

作者：玄策展览工厂
发表时间：2021-06-07 11:24:56
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　　举办大型活动我们不仅要提前规划好，还要做好准备工作，这样才可以减少问题的产生。下面给大家详细介绍一下大型活动执行流程。

　　一、项目筹备期

　　1、获取信息和资料

　　和客户初期建立沟通时，一定要摸清楚客户的诉求和客户的基本信息。如果你所在的公司已运营多年，业务流程比较清晰，可以制定一份标准版的客户需求信息表，将需要知道的信息一一罗列出来。发送给客户，让客户进行对应填写。

　　2、初次约见客户

　　和客户见面之前，先做好充分的准备工作。例如：整理相关的案例资料，突出专业就对了！还有一个目的就是探下客户的“虚实”。

　　3、头脑风暴会

　　拿下一个项目，很大程度上依靠的就是团队成员的头脑风暴，如何将头脑风暴开好，开出价值来，就非常考验组织者的组织能力和协调能力。

　　4、提案阶段

　　提案除了依靠专业能力和演讲能力以外，也需要点运气。

　　5、内部立项

　　当项目已经进入到初始的合作阶段时，就可以为项目进行立项，将项目信息录入到公司内部的信息系统里面（MIS），没有条件使用信息系统的，可以用表格工具来替代完成。

　　6、项目推进表

　　项目推荐表是活动公司都会用的一种表格，一般也会分为内部推进表和客户推进表，一份是内部团队成员使用，一份是定期每天、每周发送给客户。

　　7、项目碰头会

　　项目碰头会可以是和客户进行，也可以是和项目团队。取决于项目本身的进展情况。

　　二、执行期

　　1、报价、合同管理

　　报价和合同虽然看似简单，但是稍不注意，就会酿成大错，另外，对报价单和合同的归档管理意识也很重要。

　　2、场地管理

　　场地管理主要分为场地筛选、场地排查、场地勘测3个部分，当确定场地之后，一定要对场地进行充分的了解和实地勘测之后，再做出详细的场地方案。

　　3、供应商管理

　　供应商主要分为搭建供应商、AV设备供应商2大类，还有小类的演艺供应商、摄影摄像供应商、第三方外包人员等。

　　还有人员派遣公司/服务人员管理、化妆、发型供应商/个人管理、艺人经济公司/艺人管理、服装供应商管理。(文末有获取)

　　4、演艺人员面试管理

　　演艺人员面试主要包括礼仪、模特、舞蹈演员、兼职人员等等。在大型活动举办前期，都要对演艺演员进行线下面试，筛选出符合活动特质的演艺人员，保证外部人员的专业性。

　　还有舞蹈演员面试流程、MO面试流程、MC面试流程、翻译人员面试流程、CO面试流程、杂务人员面试流程。演职人员、服务人员、工作人员面试管理。除此之外，还有所有人员的会前培训管理。

　　5、面试管理打分表

　　6、运营文档

　　运营文档分为执行期、活动现场应用2大类、主要是以各种表格进行呈现记录，合理安排、分工明确，其目的就是为了项目按照既定的时间节点正常推进。

　　三、现场期

　　1、物品检查

　　运送到活动现场的所有物品，包括奖品、道具、施工工具等等。可以根据前期制定的物品清单进行一一核实，物品一定要做到“只多不少”。

　　2、入场前联络

　　再次和场地方、供应商、客户三方进行电话确认进场的时间，是不是按照既定的时间和要求在有序进行推进，有没有意外事件发生。

　　3、施工彩排的配合

　　遇到时间紧张的情况，可以根据施工的进度来决定彩排的时间和位置，这里面就需要充分考虑到既不能影响正常的施工进度，也不能耽误进行彩排时间。

　　4、物料搭建管理和注意事项

　　按照既定的施工要求，按质按量完成物料的搭建工作，除此之外，还有AV灯光器材安装的施工以及注意事项。

　　5、审查制度

　　审查制度分为彩排审查、现场执行审查2大类，彩排审查主要是核实演艺节目的质量和呈现效果，现场执行审查主要核实现场的物料和设备是否有损坏。

　　6、现场基础要求管理

　　以工作人员的着装为例，一定要严格按照公司规定，工作人员在现场的着装要求进行，以及要注意客户对个人服装的要求。

　　四、活动后期

　　费用结算

　　费用结算是根据项目结束后，实际产生的费用进行整理和结算。以及团队成员在服务项目时，产生的报销费用进行整理。

　　总结报告

　　总结报告需要做成2种版本，一种是供公司内部进行复盘总结，一种是交付给客户。

　　资料整理存档

　　这里指的资料一般是活动结束后产生的音频、视频、照片，这些资料可用于案例展示，也可以用于后期的市场宣传做背书。

　　写感谢信

　　一场活动的圆满落幕，离不开客户、供应商的支持和协助，写一封感谢信以作感谢，可以巩固合作关系。

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